Bagaimana administrasi perbaikan di workshop bisa baik ? salah satu hal penting adalah dengan mengunakan Form Work Order Maintenance. Form ini bisa beraneka ragam bentuknya. Jangankan di setiap perusahaan. Antara 1 workshop dengan workshop lainnya dalam 1 perusahaan pun bisa berbeda bentuknya. Sebenarnya bagi saya itu, tidak masalah, yang paling utama adalah bagaimana alur perbaikan itu bisa berjalan dengan baik dan terekam dengan baik secara administrasi.

Untuk membuat Form Work Order Maintenance ada beberapa point penting yang harus dimasukkan.

1. Jenis kerusakan/keluhan. Kolom ini diisi oleh Driver.

2. Mekanik yang mengerjakan perbaikan itu.

3. Pekerjaan perbaikan yang dilakukan. Apakah sama persis dengan keluhan sopir atau berbeda. Untuk itu mekanik tersebut wajib melakakukan pengecekan terlebih dahulu, agar permintaan spare part tidak salah

4. Jenis sparepat yang akan diganti. Ini berkaitan dengan permintaan ke gudang.

5. Kolom pengecekan oleh staff/ asisten, baik itu transport ataupun workshop

Untuk alur perbaikan kendaraan/alat berat ke workshop dapat dijabarkan sebagai berikut.

Pertama, Sopir mengisi keluhan/jenis kerusakan pada Form Work Order Maintenance

Kedua, Sopir menandatangi dan menyerahkan form tersebut kepada Asisten Transport. Asisten akan mengecek, apakah kerusakan ini memang harus dikerjakan saat ini juga atau bisa ditunda terlenih dahulu.

Ketiga, Jika memang perbaikan harus dikerjakan, maka asisten transport menandatangi form tersebut dan menyerahkannya ke asisten workshop. Asisten wokrshop menandatangani sebagai bukti serah terima kendaraan rusak, kemudian menunjuk mekanik yang akan mengangani perbaikan ini.

Keempat. Mekanik melakukan pengecekan atas keluhan yang dituliskan sopir. Setalah itu dilakukan permintaan part ke gudang sesuai dengan jenis kerusakan. Mekanik menulis pada kolom yang sudah disediakan di Form tersebut jenis part yang digunakan beserta jumlahnya.

Kelima. Setelah perbaikan selesai, pihak workshop menandatangi pada kolom yang telah ditentuakan bahwa perbaikan telah selesai dan menyerahkannya kepada driver. Driver akan mengecek terlebih dahulu. Jika sudah oke, maka driver akan menandatangi pada kolom yang sudah di tentukan di form tersebut sebagai bukti serah terima.

Keenam. Form Work Order Maintenance diarsipkan oleh krani transport.

Baca juga : Memanfaatkan Limbah / Barang Bekas Workshop Teknik Menjadi Barang Berguna